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Gestion des contrats : définition, avantages et possibilités d’utilisation

Août 21, 2022

article de blog

Que sont les contrats ?

Un contrat est un accord, généralement écrit, entre deux ou plusieurs parties. Ces parties peuvent être par exemple des clients, des collaborateurs ou d’autres entreprises. Les contrats entre les parties sont conclus sur une base volontaire et leur contenu varie. En principe, les contrats stipulent ce qu’une partie doit faire ou ne pas faire pendant une période donnée et ce que la partie concernée reçoit en échange. Les points suivants font partie d’un contrat : Partenaire(s) contractuel(s)DuréePrestationConditionsConséquences en cas de non-exécution Les composantes d’un contrat varient en fonction du type de contrat. Les entreprises s’occupent principalement des types de contrats suivants : Contrats de vente et d’achatContrats de location et de bailContrats de travailContrats de serviceContrats de confidentialité (également appelés NDA ou Non-Disclosure-Agreements)Contrats de livraisonContrats commerciauxContrats de leasingContrats d’assuranceContrats de maintenanceContrats de service Les contrats sont marqués par des bases juridiques ainsi que par des hiérarchies et des contextes économiques. C’est pourquoi la conception correcte d’un contrat peut déjà constituer un défi. Mais avec un peu d’habileté et une bonne gestion des contrats, plus rien ne s’oppose à la réussite de vos contrats.

Définition : qu’est-ce que la gestion des contrats ?

Cycle de gestion des contrats Le terme « gestion des contrats », ou en anglais Contract-Management ou Contract-Lifecycle-Management (en abrégé CLM), englobe le déroulement des négociations contractuelles, la mise en œuvre des contrats et les éventuelles modifications de ceux-ci. Elle constitue la base de la gestion d’entreprise de ton entreprise et fait partie de la gestion de projet. Les accords résultant des différents projets sont consignés dans des contrats. La gestion des contrats s’occupe de la rédaction correcte de ces contrats. Les tâches de la gestion des contrats sont variées et vont de la simple administration des contrats au contrôle des contrats en passant par l’analyse et l’évaluation des contrats. La gestion des contrats est souvent confondue avec l’administration des contrats. Or, la gestion des contrats ne s’occupe que de l’archivage trié des contrats conclus. La gestion des contrats, en revanche, comprend beaucoup plus de tâches. Elle sert à surveiller toutes les négociations contractuelles, à établir et à conclure d’éventuels contrats et à collecter des informations pour l’évaluation des risques. La gestion des contrats n’est donc qu’un aspect de la gestion des contrats. Les tâches de gestion des contrats peuvent être divisées en deux sous-domaines : Gestion des contratsContrôle des contrats

La gestion des contrats se compose principalement de l’exécution des contrats et du portefeuille de contrats. Tous les services de votre entreprise qui s’occupent des contrats doivent avoir accès à ce stock. En tant que sous-discipline de la gestion des contrats, la gestion des contrats garantit que les versions actuelles des modèles de contrats sont toujours disponibles. De plus, la gestion des contrats doit être structurée et cohérente. Cela facilite l’accès aux modèles de contrats. Vos collaborateurs peuvent alors se servir très facilement des contrats dont ils ont besoin. Parallèlement, la gestion des contrats s’occupe de contrôler toutes les informations relatives aux contrats et de vérifier qu’elles sont complètes. L’archivage des contrats fait également partie de la gestion des contrats. Pour pouvoir conclure des contrats, il faut d’abord disposer d’une série d’autres documents. La numérisation ou le scannage de tous les documents pertinents qui ne sont disponibles que sous forme papier fait également partie de la gestion des contrats. Ce n’est qu’ainsi que la gestion des contrats peut travailler avec les documents et les contrats qui en découlent. En résumé, les tâches suivantes font partie de la gestion des contrats : Création de projets de contrats sur la base des négociations contractuelles précédentesMise à jour des modèles de contratsVérification de l’exhaustivité de tous les contratsContrôle des informations contractuellesNumérisation des documents pertinents pour le contratSuivi des délais et des datesArchivage des contratsCréation correcte des factures

Le contrôle des contrats concerne principalement l’évaluation des risques des contrats. L’accent est mis sur l’analyse et l’évaluation des différents contacts et des partenaires contractuels. Le contrôle des contrats permet de déterminer quels contrats sont lucratifs et quels partenaires contractuels assurent un bon chiffre d’affaires à l’entreprise. Les statistiques relatives à ces questions servent d’aide à l’orientation dans ce domaine de la gestion des contrats. Les responsables peuvent ainsi identifier et gérer les risques potentiels en temps utile. En outre, ils savent quels nouveaux contrats devraient être conclus, quel type de contrat est idéal et avec quelles parties contractantes il est possible de continuer à conclure des contrats. De plus, le contrôle des contrats s’occupe de la facturation et de la planification financière. Le contrôle des paiements et des prestations fait également partie du contrôle des contrats. En général, le contrôle des contrats comprend les points suivants : Analyse des partenaires contractuels et du potentiel de chiffre d’affaires annuelRapport entre les nouveaux clients et les clients existantsEstimation et évaluation des contrats existantsPotentiel de nouvelles négociations contractuellesEvaluation des opportunités et des risquesMinimisation des facteurs de problèmes possibles

Pourquoi la gestion des contrats est-elle importante ?

La gestion des contrats permet d’optimiser les processus contractuels, d’améliorer la transparence et de réduire les coûts de votre entreprise. Grâce à une gestion structurée des contrats, vous pouvez réduire les risques et réaliser des bénéfices économiques. Grâce à des processus uniformes, vous augmentez en outre la transparence lors du classement des documents et identifiez plus rapidement les risques et le potentiel économique de vos relations contractuelles. Un traitement uniforme des contrats vous permet également d’augmenter votre efficacité. En tant que partie intégrante du contrôle des risques de gestion (MRC), la gestion des contrats apporte en outre une contribution significative aux mesures de sécurité de votre entreprise. Les bases juridiques et économiques sont assurées à l’aide du MRC et, par la suite, de la gestion des contrats. La gestion des contrats fait donc partie du système de contrôle interne de l’entreprise. Les informations peuvent ainsi être traitées de manière structurée et les risques financiers minimisés.

Que sont les logiciels de gestion des contrats et comment fonctionnent-ils ?

Les meilleurs outils de gestion des contrats vous aident à gérer les contrats conformément à la loi et à les contrôler de manière économique. Ils vous permettent en outre de créer, de gérer et d’archiver tous les contrats sous forme numérique. Au lieu de courir d’un service de l’entreprise à l’autre et de collecter des contrats au format papier, vous disposez, grâce à un logiciel de gestion des contrats, de tous les documents pertinents dans un seul programme. Et vous n’avez même pas besoin de quitter votre bureau. Vos collaborateurs seront également ravis de disposer d’un système de gestion des contrats centralisé. Ils peuvent ainsi accéder aux contrats dont ils ont besoin à tout moment et à partir de n’importe quel ordinateur. Pour couvrir les tâches de contrôle des contrats, les logiciels de gestion des contrats disposent en outre de suffisamment de possibilités d’analyse et de reporting. Parallèlement, vous pouvez intégrer rapidement et facilement toutes les données de base saisies dans votre système ERP dans le programme de gestion des contrats. Vous augmentez ainsi la transparence pour vos collaborateurs et vous avez accès aux données des fournisseurs, aux données sur les matériaux, etc.

Que doit pouvoir faire un logiciel de gestion des contrats ?

La qualité de la gestion des contrats de votre entreprise dépend de la qualité du logiciel qui la sous-tend. Lors du choix de votre outil de gestion des contrats, vous devez donc veiller à ce qu’il couvre toutes les tâches de gestion et de contrôle des contrats. En outre, comme pour tous les logiciels, la facilité d’utilisation est primordiale. Dans l’idéal, votre outil de gestion des contrats doit être intuitif et donc compréhensible pour tous les collaborateurs. Bien qu’un système de gestion des contrats doive disposer d’interfaces avec Word et Excel, des connaissances complexes en matière de tableur ne doivent pas être requises pour son utilisation. Le logiciel doit être auto-explicatif et facile à utiliser. Une bonne base de données des contrats constitue la base de votre gestion des contrats. Il est important que vous puissiez numériser et gérer tous les documents pertinents à l’aide de la solution de gestion des contrats. Un logiciel de reconnaissance de texte intégré peut être utile. En outre, l’outil de gestion des contrats de votre choix doit pouvoir être intégré facilement dans les systèmes existants de votre entreprise. La possibilité de traitement simultané par plusieurs collaborateurs est un grand avantage des outils de gestion des contrats. Pour que vos collaborateurs puissent suivre toutes les modifications apportées aux contrats, le logiciel de gestion des contrats doit disposer d’un historique clair des contrats. La possibilité de revenir aux versions précédentes peut également être un avantage.

Quels sont les logiciels de gestion des contrats disponibles ?

Il n’est pas si facile de garder une vue d’ensemble dans la jungle actuelle des logiciels. Même la gestion des contrats est déjà soutenue par différents logiciels. Pour vous aider à trouver l’outil de gestion des contrats qui convient à votre entreprise, nos utilisateurs ont mis à l’épreuve les logiciels les plus populaires. Les solutions de gestion des contrats suivantes sont arrivées en tête : ContractHero Contractbook CAYA Document Cloud PACTA. Icertis ContractSafe Agiloft Inhubber Ironclad Gatekeeper Comme toujours, vous trouverez une comparaison claire de tous les logiciels sur OMR Reviews. Nous y expliquons également les fonctions des différentes solutions de gestion des contrats et pour quel type d’entreprise elles sont adaptées.

Quels sont les avantages des logiciels de gestion des contrats ?

L’utilisation d’un outil de gestion des contrats approprié offre de nombreux avantages non seulement à vous, mais aussi à vos collaborateurs. Les différents logiciels se distinguent surtout par les points suivants : Accès aux contrats indépendamment du temps et du lieuTraitement simultané des contrats par plusieurs collaborateursGain de temps et d’argentStructure uniforme de tous les contratsTransparence accrueMeilleure évaluation des risques et des potentiels économiquesVitesse de réaction accrueAugmentation de l’efficacitéCouplage avec d’autres systèmes (par ex. SAP)Contrôle plus simple des délais et des coûts

Quelles sont les tâches de la gestion des contrats ?

La gestion des contrats comprend les processus suivants concernant les contrats internes et externes de votre entreprise : attribution des droits et accès contrôlé aux contratsCréation de contratsCréation de modèles de contratsCatégorisation des contratsModification des contratsArchivage des contratsRésiliation des contratsDestruction des contrats qui ne sont plus nécessaires Outre la gestion des contrats, la gestion des contrats s’occupe également du contrôle des contrats de votre entreprise. Cela comprend les tâches suivantes : Suivi des délais et des échéancesGestion et évaluation des risquesEvaluation des partenaires contractuelsGestion des événementsPlanification financière

Comment se déroule un processus de gestion des contrats ?

Phases de la gestion des contrats Nous avons déjà parlé des nombreux points différents de la gestion des contrats. Mais à quel moment interviennent-ils ? En principe, le processus de gestion des contrats se déroule toujours de la même manière. Il se compose de six étapes, qui sont adaptées aux processus de l’entreprise en fonction des besoins :

1. phase de négociation et de création

Dès que les partenaires contractuels sont prêts à conclure un accord, la phase de négociation commence. Au cours de cette phase, les termes et conditions du contrat sont discutés et consignés par écrit. Ensuite, les gestionnaires de contrats rédigent un premier projet pour la gestion du contrat. Ils prennent également des notes sur le type de contrat, les risques potentiels, les ressources nécessaires et les normes contractuelles requises.

2ème phase d’examen

Lorsque les parties sont d’accord, le contrat fait l’objet d’une dernière vérification. On s’assure alors que le nouveau contrat n’entre pas en conflit avec les contrats déjà rédigés. Cette phase de la gestion des contrats comprend également la vérification juridique du contrat. Les services juridiques des deux parties vérifient toutes les clauses du contrat. Le cas échéant, des modifications sont encore apportées au contrat.

3. phase finale

Si le projet de contrat est approuvé, on passe à la phase de conclusion du contrat. Au cours de cette phase, le contrat est signé par les deux parties. La signature numérique est un bon moyen de signer un contrat, en particulier lorsque l’autre partie n’est pas physiquement présente. Divers logiciels de gestion des contrats vous permettent de signer numériquement les contrats.

4. phase de classement

Une fois le contrat conclu avec succès, la phase d’archivage suit. Toutes les parties au contrat reçoivent une copie du contrat signé et l’archivent. Un outil de gestion des contrats vous permet de centraliser les contrats et de les rendre facilement accessibles à toutes les parties.

5. phase de contrôle

La cinquième phase sert à contrôler régulièrement les conditions du contrat. Les gestionnaires de contrats s’assurent que tout est en ordre. Il leur incombe d’identifier les problèmes à un stade précoce et de prendre des mesures correctives. Lorsque la durée du contrat arrive à son terme, les responsables doivent déterminer si le contrat doit être renouvelé ou prolongé.

6. phase post-contractuelle

Si les parties contractantes décident de résilier le contrat, la phase post-contractuelle et la conclusion du contrat ont lieu. Les gestionnaires de contrats sont responsables de l’établissement ou du paiement des éventuelles factures finales. Le contrat est ensuite archivé. Pour la gestion future du contrat, il peut être utile d’analyser le contrat et les partenaires contractuels. Cela permet d’identifier encore plus rapidement les potentiels ou les risques potentiels à l’avenir.

Comment identifier et évaluer les risques contractuels ?

L’évaluation et la gestion des risques jouent un rôle important, et pas seulement dans le cadre de la gestion des contrats. De nombreuses entreprises ont déjà leurs propres gestionnaires de risques. Conformément à la loi sur le contrôle et la transparence dans le domaine des entreprises (KonTraG), les entrepreneurs sont tenus de documenter chaque année leur gestion des risques. L’objectif est de prévenir et d’éliminer les risques éventuels. Les conseils suivants vous aideront à identifier et à évaluer les risques contractuels : Informez-vous non seulement sur les risques opérationnels, mais aussi sur les risques contractuels et sensibilisez-vous à la gestion des risques.Ayez toujours un œil sur le cycle de vie complet de vos contrats. Les risques contractuels peuvent survenir à chacune des étapes mentionnées ci-dessus. Un risque contractuel est par exemple l’échec possible du contrat avant la phase de conclusion ou la mise en péril de la réglementation sur la confidentialité après la fin du contrat.Divise les risques contractuels en fonction de leur contenu : juridique, lié à la performance, économique, etc. Réfléchissez aux contrats qui doivent être considérés comme critiques et faire l’objet d’une analyse des risques.Faites régulièrement rapport sur les risques contractuels déjà identifiés.Utilisez des logiciels de gestion des contrats appropriés. Ceux-ci vous aideront à analyser et à évaluer les contrats.

Conclusion : la réponse au chaos des papiers est la gestion des contrats

Réduction des coûts, augmentation de l’efficacité et visibilité absolue dans le chaos des contrats – une gestion des contrats vous offre tout cela et bien plus encore. Avec une bonne gestion des contrats, vous pouvez non seulement gérer tous vos contrats, mais aussi contribuer à minimiser les risques et à planifier les finances de votre entreprise. Pour profiter de tous les avantages de la gestion des contrats, nous vous recommandons d’utiliser un logiciel de gestion des contrats. Celui-ci facilite la gestion correcte des contrats pour vos collaborateurs et vous aide à contrôler les contrats. Selon la taille et le type d’entreprise, votre outil de gestion des contrats doit remplir différentes fonctions. Lors du choix du système de gestion des contrats, veillez donc à ce qu’il couvre tous vos besoins. Une fois que vous aurez mis en place le système de gestion des contrats adéquat, vous pourrez vous concentrer sur les choses vraiment importantes de l’entrepreneuriat. Alors, qu’est-ce que vous attendez ? Procurez-vous la solution de gestion des contrats qui vous convient et dites « adieu » pour toujours au chaos des papiers.

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