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Enterprise-Resource-Planning : réussir grâce à une planification optimale

Août 16, 2022

article de blog

Qu’est-ce que la planification des ressources d’entreprise ?

Le terme Enterprise-Resource-Planning a été créé en 1990 par la société d’études de marché Gartner. Il faisait référence aux plates-formes de gestion d’entreprise que de plus en plus d’entreprises commençaient à utiliser à l’époque. Enterprise-Resource-Planning signifie « planification des ressources de l’entreprise ». Cela résume de manière compacte ce dont il s’agit : planifier, piloter et gérer de manière optimale les ressources disponibles dans l’entreprise. Les ressources comprennent par exemple les moyens d’exploitation, le capital et le personnel. Les systèmes ERP sont utilisés pour réaliser ces tâches de manière optimale.

Pourquoi la planification des ressources d’entreprise est-elle importante ?

Dans chaque entreprise, il y a des activités qui nécessitent la collaboration de plusieurs collaborateurs/collaboratrices avec des responsabilités différentes dans plusieurs départements. Cela devient difficile lorsque les données et les processus sont répartis sur plusieurs systèmes non reliés entre eux. Il est presque impossible de maintenir toutes les personnes concernées à jour. La collaboration et l’efficacité du travail en pâtissent. Outre les affaires courantes, le développement de l’entreprise en pâtit également. Les processus, données et documents décentralisés ne permettent pas d’avoir une vue à 360 degrés de l’entreprise. Les points faibles et le potentiel de croissance ne peuvent pas être identifiés aussi facilement. L’ERP permet de résoudre ces problèmes ; un système ERP simplifie le processus. Les informations centralisées de l’ensemble de l’entreprise permettent aux managers et autres cadres supérieurs d’avoir une vue d’ensemble de tous les départements. Les points faibles des processus peuvent par exemple être identifiés et corrigés. L’efficacité augmente et les coûts diminuent. Le développement de l’entreprise est également accéléré. Certains systèmes ERP disposent déjà d’une intelligence artificielle qui peut simuler différents scénarios et soutenir la prise de décision.

Qu’est-ce qu’un système ERP ?

Les systèmes ERP sont des systèmes logiciels et se composent de plusieurs modules axés sur des processus commerciaux individuels. Les outils ERP disposent d’un modèle commun de processus et de données qui couvre les opérations globales de l’entreprise, par exemple dans les domaines des finances, des ressources humaines, des ventes et des services. Les entreprises les utilisent pour relier et gérer leurs principaux domaines d’activité. La base de données centrale est le cœur du système ERP. Tous les modules envoient leurs données à cette base de données et les y récupèrent également. Cette base de données commune donne un aperçu de tous les services et permet aux cadres de contrôler et d’évaluer les performances des différents services. Les décisions sont ensuite prises sur la base de cette évaluation. Voici quelques-uns des modules de base : AchatsProductionVentesExécution des commandesGestion des stocksGestion des clients CRM)Recherche et développement (R&D)Ressources humaines (RH)Finances et comptabilité Modules ERP Il existe deux approches pour mettre en place un système ERP. La première approche consiste à acquérir les logiciels nécessaires auprès de différents fournisseurs et à rassembler les données dans une base de données centrale. La deuxième approche consiste à acquérir tous les modules nécessaires auprès d’un seul fournisseur ERP et à éviter les intégrations. Les applications sont déjà conçues pour fonctionner ensemble sans problème. Se procurer la majeure partie ou la totalité des modules ERP nécessaires auprès d’un seul fournisseur est souvent la meilleure option, car elle est plus simple. L’intégration de différents systèmes est souvent compliquée et nécessite de nombreux collaborateurs informatiques ou un partenaire de services informatiques. Une fois que les intégrations sont mises en place, elles doivent être entretenues en permanence. Cela rend la première approche peu attrayante pour les petites et moyennes entreprises.

Comment fonctionne un système ERP ?

Les systèmes ERP se distinguent des applications autonomes par leur base de données centrale. Celle-ci contient toutes les transactions commerciales et les actions de tous les modules. L’intégration des modules permet à ces derniers de communiquer entre eux. La base de données centrale garantit que chaque module dispose d’informations correctes et actuelles. Regardons un exemple, à l’aide d’une commande de client, comment fonctionne cette interaction entre les modules dans le système ERP. Lors d’un entretien avec un client, la collaboratrice Mme Müller saisit dans le système ERP des informations de contact sur le client, M. Schmidt, et crée une commande client dans le module de gestion des commandes. Elle vérifie ensuite la disponibilité du produit commandé dans le module de gestion des stocks. Elle revient ensuite au module de gestion des commandes pour lancer l’expédition. Dès que la confirmation de la livraison à Monsieur Schmidt est reçue, Madame Müller crée une entrée dans la gestion des débiteurs du grand livre financier, l’entrée collective pour les comptes dans le module financier. Elle y crée une facture et l’envoie à Monsieur Schmidt. Lorsque le paiement est reçu, Mme Müller le saisit dans le grand livre ou dans un module de gestion de trésorerie. La recette est finalement comptabilisée. Si le processus de travail est principalement automatisé, une grande partie de la saisie manuelle des données est effectuée par le système ERP. Certains champs de données sont déjà pré-remplis avec des informations provenant d’autres modules. En arrière-plan, les modules ERP échangent des informations entre eux ou modifient des enregistrements dans la base de données. Cela permet de s’assurer que les données sont correctes. Par exemple, lorsque Mme Müller demande une livraison, les données du module de gestion des stocks doivent être modifiées. Le nombre d’articles en stock est réduit de la quantité commandée. Si une certaine limite de stock est atteinte, il est souvent possible de mettre en place un réapprovisionnement automatique. Dans le CRM, Mme Müller peut noter les aspects importants de la communication avec M. Schmidt. Tous les collaborateurs du service ont accès à l’historique des clients et peuvent ainsi offrir à M. Schmidt la meilleure assistance possible pour toutes ses demandes. Après le contact avec le client, un e-mail peut être automatiquement envoyé à M. Schmidt pour connaître son niveau de satisfaction. Cela permet de découvrir les points faibles et de prendre des mesures. Les cadres peuvent à tout moment demander des rapports contenant toutes les données disponibles : Quel est le chiffre d’affaires réalisé ce mois-ci par rapport au mois précédent ? Quels sont les produits les plus commandés, quel est le délai de livraison moyen, quel est le degré de satisfaction des clients par rapport au service ? Ces rapports constituent la base des décisions stratégiques et des mesures opérationnelles. Vous voulez en savoir plus sur les possibilités d’utilisation ? Consultez cet article pour voir plus d’exemples d’utilisation de systèmes ERP dans différents secteurs d’activité.

Quels sont les différents types de systèmes ERP ?

Il existe trois types de systèmes ERP : Les systèmes sur site, en nuage et hybrides. Les différents types de déploiement ont un impact sur les fonctionnalités d’un produit ERP, la facilité d’utilisation, les coûts et la vitesse de mise en œuvre. Sur site : dans le cas d’un système sur site, le logiciel fonctionne sur les serveurs de l’entreprise et l’entreprise est responsable de la sécurité, de la maintenance, des mises à niveau et autres mises à jour. La maintenance requiert du personnel informatique disposant des connaissances nécessaires. Un système sur site doit généralement être payé à l’avance. Une licence logicielle est payée pour chaque utilisateur. Selon la taille de l’entreprise, la mise en œuvre peut durer des années. Les mises à jour vers de nouvelles versions sont parfois longues. Ces systèmes présentent toutefois deux grands avantages : ils peuvent être plus facilement adaptés aux besoins de l’entreprise et l’intégration d’autres systèmes locaux est plus simple. Cloud : un ERP basé sur le cloud fonctionne sur des serveurs distants gérés par un tiers. Les utilisateurs accèdent généralement à un ERP en nuage via un navigateur web. Cela offre une plus grande flexibilité, car ils peuvent accéder à l’ERP en nuage depuis n’importe quel endroit disposant d’une connexion Internet. Un ERP en nuage prend moins en charge les processus d’entreprise qu’un ERP sur site, ce qui simplifie son utilisation. Il existe plusieurs options de déploiement pour les ERP en nuage, dont le single-tenant et le multi-tenant. Une solution Single-Tenant est une instance ERP autonome qui n’est utilisée que par une seule entreprise. L’espace serveur n’est pas partagé. Dans ce modèle, votre entreprise gère elle-même le logiciel, y compris la maintenance et les mises à jour. Avec ce modèle, vous avez plus de contrôle sur le logiciel et pouvez mieux l’adapter. Mais cela entraîne également une charge de travail plus importante. Dans le cas d’un ERP SaaS multi-tenant, plusieurs entreprises utilisent la même instance matérielle et logicielle du prestataire de services. La plupart des solutions ERP en nuage sont des solutions multi-locataires. Le fournisseur de logiciels effectue alors toutes les mises à jour et les mises à niveau. Ces prestations sont comprises dans l’abonnement mensuel ou annuel, dont le montant dépend du nombre d’utilisateurs ou de la puissance de calcul ou de la capacité de stockage nécessaire. Hybride : pour diverses raisons, les entreprises ne souhaitent pas passer immédiatement et complètement au cloud. Il en résulte des systèmes ERP hybrides qui réunissent les avantages des deux solutions et sont parfaitement adaptés aux exigences individuelles de l’entreprise. L’UE applique des règles strictes en matière de protection des données. Les données sensibles, comme celles que l’on trouve souvent dans le service RH, restent sur les serveurs de l’entreprise. Le système de gestion des documents, quant à lui, peut être transféré vers le cloud en toute confiance.

Quels sont les logiciels ERP disponibles ?

Sur OMR Reviews, vous trouverez déjà plus de 50 systèmes ERP évalués pour toutes les tailles d’entreprises. Pour vous aider à démarrer, nous avons sélectionné ici 10 des plus populaires : Billbee orgaMAX MOCO SAP S/4HANA microtech büro+ weclapp JTL Microsoft Dynamics 365 Business Central SAP Business One e.bootis-ERPII Sur OMR Reviews, nous avons également déjà publié des articles sur les meilleurs systèmes ERP pour les moyennes entreprises et les systèmes ERP pour les PME.

Quels sont les avantages des systèmes ERP ?

Comme vous le savez déjà, les systèmes ERP disposent d’une multitude de fonctions. Les avantages perçus peuvent varier en fonction de l’utilisation qui en est faite. Voici toutefois six avantages que les systèmes ERP offrent à tous les utilisateurs : 1. transparence des processus de travail Comme tous les processus de travail et toutes les données se trouvent dans un seul système, vous pouvez voir à tout moment l’état de toutes les activités. Tous les collaborateurs sont au courant et les obstacles sont rapidement identifiés. 2) Création et analyse de rapports personnalisés Les données ne sont utiles que si elles sont utilisées et interprétées correctement – le système ERP vous y aide. Il vous offre de nombreuses possibilités de création de rapports. Si vous modifiez un processus, par exemple, vous pouvez utiliser des rapports pour mesurer le succès de cette adaptation. Les cadres peuvent créer des tableaux de bord qui affichent quotidiennement tous les indicateurs clés de performance qui les intéressent. 3) Collaboration aisée Les systèmes ERP facilitent le partage des informations au sein d’une équipe, par exemple les commandes des clients, les documents contractuels et les données des clients. Dans tous les services, tous les collaborateurs peuvent consulter les données en temps réel et effectuer des modifications en fonction de leurs droits d’accès. Cela améliore et accélère la collaboration. 4. Vue à 360 degrés de l’entreprise Les systèmes ERP accèdent aux données en temps réel de toute l’entreprise. Ils peuvent ainsi mettre en évidence des évolutions décisives et vous fournir une vision globale de l’entreprise. Cette base de données améliore la prise de décision de la direction de l’entreprise. 5) Sécurité des données Les fournisseurs de systèmes ERP savent que leur système ERP contient des données confidentielles et sensibles. Ils prennent donc des mesures pour garantir leur sécurité. Les logiciels ERP en nuage, en particulier, utilisent des protocoles de sécurité de pointe afin que votre entreprise ne soit pas victime d’une cyber-attaque. 6) Réduction des coûts C’est parfois le plus grand avantage, car vous faites des économies à de nombreux niveaux. Prenons deux exemples d’application. L’automatisation de nombreuses tâches répétitives de base réduit par exemple les erreurs dues à l’exécution manuelle. De plus, si votre entreprise se développe, vous n’aurez pas besoin d’embaucher plus de personnel pour ces tâches. La visibilité à l’échelle de l’entreprise permet d’identifier les points faibles qui entraînent une augmentation des coûts. Cela permet à son tour de mieux utiliser les ressources de l’entreprise. Vous êtes actif dans le commerce électronique ? Voici les avantages d’un système ERP pour le commerce électronique

Comment les systèmes ERP ont-ils évolué ?

Les systèmes ERP ont vu le jour en 1964 avec l’invention de systèmes de planification des besoins en matériaux (material-requirements-planning, MRP) par Joseph Orlicky, ingénieur chez IBM. Les entreprises utilisaient les logiciels MRP pour créer des plans de production, déterminer les besoins en matériaux pour la production et suivre les stocks de produits finis. Une vingtaine d’années plus tard, en 1983, l’expert en gestion Oliver Wight a développé les systèmes MRP-II (Manufacturing-Resource-Planning). Le logiciel MRP-II s’adressait toujours aux entreprises de fabrication, mais il offrait de nouvelles fonctions pour une meilleure planification de la production, comme la planification des capacités et le contrôle de la production. Ce n’est que dans les années 1990 que les systèmes ERP ont évolué vers les plates-formes de gestion d’entreprise actuelles. Cette nouvelle technologie a réuni tous les secteurs de l’entreprise dans une base de données centrale, de la comptabilité au développement de produits en passant par la fabrication, le traitement des commandes et les ressources humaines. Ces premiers systèmes ERP impliquaient des coûts d’investissement et d’exploitation élevés. Les entreprises devaient acheter des serveurs, recruter une équipe informatique avec l’expertise nécessaire, puis payer pour les licences et la mise en œuvre. À cela s’ajoutaient des factures élevées pour la maintenance et les mises à jour. Certes, il existait déjà à l’époque des solutions ERP hébergées, mais ces systèmes étaient généralement chers et complexes. Historique ERP En 1998, NetSuite a lancé le premier ERP en nuage sur le marché. Cette solution cloud a révolutionné le marché en réduisant considérablement les coûts d’investissement et en rendant les frais courants prévisibles. Il n’était plus nécessaire d’acheter des serveurs ou d’engager du personnel informatique spécialisé, car le prestataire de services gérait l’infrastructure et fournissait automatiquement les mises à jour. Les systèmes ERP sont ainsi devenus abordables, même pour les petites entreprises. Et que nous réserve l’avenir ? Les technologies telles que l’intelligence artificielle (IA), la blockchain, la réalité augmentée (RA) et l’Internet des objets (IoT) influencent les développements actuels dans le domaine des ERP. Nombre de ces technologies sont déjà intégrées dans les solutions ERP leaders du secteur.

Conclusion

Un système ERP est un atout pour toute entreprise. Grâce à la composition individuelle des différents modules, il s’adapte parfaitement aux besoins de ton entreprise. Grâce à une vue d’ensemble globale, les entreprises sont mieux à même de planifier et d’utiliser les ressources. Les systèmes ERP favorisent également la communication et l’échange de connaissances au sein de l’entreprise, la mise en réseau des systèmes pour améliorer la qualité et l’efficacité ainsi que les synergies entre les équipes et les services.

Que signifie ERP ? ERP signifie Enterprise-Resource-Planning. Il englobe la planification, le contrôle et la gestion de toutes les ressources de l’entreprise telles que le personnel, le capital, le matériel. Un système ERP est un logiciel qui vous aide à gérer l’ensemble de votre entreprise. La composition des modules dépend de votre entreprise. Un logiciel ERP sert de système global qui englobe tous les domaines de votre entreprise. Toutes les données de l’entreprise sont centralisées dans ce logiciel. Les processus internes de tous les services sont ainsi simplifiés et optimisés. Cela permet d’économiser du temps et du personnel et favorise la croissance de votre entreprise. Un système ERP est-il adapté à chaque entreprise ? Oui, car il n’est pas adapté à une taille ou à un secteur particulier. Il existe des modules et des modèles de déploiement adaptés à chaque entreprise. Les systèmes ERP basés sur le cloud sont-ils meilleurs ? Pas nécessairement. Une solution en nuage est généralement moins chère et plus rapide à mettre en œuvre. Les coûts après l’implémentation peuvent être moins élevés, car le fournisseur ERP se charge de la maintenance et des mises à jour. Il faut évaluer individuellement si l’ERP sur site, hybride ou en nuage est la meilleure solution.

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