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Description du projet : voici ce que vous devez prendre en compte pour la réussite de votre projet

Août 13, 2022

article de blog

Qu’est-ce qu’une description de projet ?

Certains projets contiennent déjà la description dans leur titre. Par exemple, le titre « Faire le ménage » vous permet de comprendre directement ce qu’il faut faire. Mais dès qu’un projet devient plus complexe et que vous ne disposez pas de suffisamment de lignes dans le titre, la description du projet constitue la base qui explique le projet de manière compréhensible. Dans la gestion de projet elle-même, il arrive parfois que l’on doive faire appel à des prestataires de services pour mener à bien le projet. Selon la taille et l’ampleur du projet, un soutien externe plus ou moins important est nécessaire. Dans la gestion d’événements, par exemple, j’engage des prestataires tiers, tels que des traiteurs, des techniciens, des hôtesses, etc. Pour cela, vous avez besoin d’une base. C’est précisément ce que fournit la description du projet. Ce document s’adresse aussi bien aux collaborateurs internes qu’aux entreprises externes. Il doit informer les destinataires de l’idée et de l’objectif du projet, de la situation de départ, des personnes impliquées et d’autres conditions cadres pertinentes pour les destinataires du document.

Comment une description de projet est-elle structurée ?

Il n’y a pas de bonne ou de mauvaise façon de structurer le document. Il peut toutefois être utile de mentionner les aspects suivants dans chaque description de projet : Données générales du projet : titre, brève description, dates prévues de début et de fin du projet (temps de traitement + date d’achèvement), informations sur le donneur d’ordre (nom de l’entreprise, secteur, etc.) Répartition des rôles : comment l’équipe du projet est-elle structurée ? Qui gère le budget ? Qui communique principalement avec les clients et qui est responsable de quel domaine d’activité ? Et quelles sont les parties prenantes ? Idée & objectif : si deux éléments sont particulièrement importants, ce sont l’idée et l’objectif du projet. Les destinataires doivent savoir où mène la collaboration et vers quoi vous voulez travailler ensemble. L’acceptation ou le refus des destinataires peut dépendre de ces deux aspects, c’est pourquoi il est utile d’avoir une bonne dose de force de persuasion. Groupe cible : quel est le groupe cible du client et est-il impliqué dans le projet ? Déroulement : Enthousiasme avec une description cool du déroulement du projet ! Je ne peux que dire, du point de vue du gestionnaire d’événements, qu’un programme bien décrit est encore plus intéressant pour le/la destinataire dans la description du projet. La règle est donc la suivante : décrivez – si vous l’avez déjà fait – le déroulement exact du projet, afin que vos interlocuteurs puissent se faire une idée précise de ce qui sera planifié au cours des semaines et des mois à venir. Par exemple, lors de notre dernier événement, nous avons « taillé » les demandes en fonction du déroulement du métier. Ainsi, les interlocuteurs savaient quand ils devaient se mettre en place, quand les participants devaient arriver, comment faire quelque chose, etc. Lors de la mise en œuvre, nous avons rédigé un running détaillé qui consignait les tâches à accomplir par l’ensemble de l’équipe de projet. Chacun savait quand il/elle devait être où et ce qui devait être fait.

Voici ce à quoi vous devez faire attention avant de décrire votre projet

Ci-dessous, je vais vous expliquer mon processus personnel. Comment je peux rédiger la description du projet de manière ciblée, afin que le projet obtienne le soutien dont il a besoin. Pour illustrer cela clairement, prenons l’exemple d’un projet complexe avec 500 participants. Pour ce faire, vous recherchez d’urgence un soutien externe pour des tâches spécifiques.

Étape 1 : Transformer le concept en plan de projet

Au début, il y a le concept, qui est présenté aux clients. Une fois que les clients ont approuvé le concept, on passe à la phase préparatoire de gestion de projet. Il s’agit ici d’en créer un. Tout d’abord, vous devez définir l’objectif. Dans le cadre de la gestion de projet pour les événements, il peut s’agir par exemple de conditions telles que la présence de 500 participants sur place, un taux de non-départ inférieur à 25 % ou la génération d’une portée. Pour cela, il est utile de diviser le concept en domaines d’activité. Il peut s’agir de différents domaines tels que le lieu, la restauration, la documentation photo et vidéo, l’encadrement des orateurs, la technique, le mobilier ou l’encadrement des artistes. Ces domaines ont des souhaits et des besoins spécifiques. Les Wants sont les objectifs que nous fixons. Les besoins sont les choses dont nous avons besoin pour atteindre ces objectifs. Il pourrait s’agir par exemple de food trucks, que nous désignons comme Wants lors du déjeuner. Dans ce cas, les Needs seraient les fournisseurs, les mesures de sécurité, les prises de courant, etc. Tout cela est élaboré en détail et les tâches correspondantes sont établies. Ce processus donne naissance à un plan de projet qui définit les domaines d’activité et les tâches à accomplir.

Étape 2 : Constituer une équipe de projet interne et réaliser une analyse des besoins pour la description du projet

Vous savez aussi bien que moi que nous ne pouvons pas tout assumer seuls – ce serait tout simplement trop. Il est donc très important de mettre en place une équipe compétente. Dans la plupart des cas, il y a des collègues internes qui sont prêts à s’investir dans certains thèmes et qui ont le temps de le faire. Ce qui est génial, c’est que vous avez déjà automatiquement vos premiers contenus pour la description du projet. Dès que vous avez réparti les tâches en interne, vous pouvez écrire la répartition des rôles dans la description du projet. Il est important de répartir d’abord les tâches définies à l’étape 1 entre les membres de l’équipe de projet interne, afin de voir ensuite où un soutien est encore nécessaire. Et tadaa – vous avez déjà le premier critère pour la description du projet. Les domaines de tâches qui ne sont pas encore occupés peuvent être acceptés par des prestataires tiers. Ainsi, vous savez exactement ce que vous devez chercher.

Étape 3 : Numériser la gestion de projet

Vous avez donc maintenant défini l’équipe et savez où vous avez encore besoin d’une aide extérieure. La question qui se pose maintenant est de savoir comment vous pouvez collaborer efficacement, fixer les processus et savoir exactement qui s’occupe de quoi ? Je travaille depuis peu avec un outil de gestion de projet dans mon équipe. Cela aide tout le monde à savoir quand quelque chose est fait et quelles sont les mises à jour du contenu. De nos jours, on passe d’une réunion à l’autre. C’est pourquoi il est particulièrement important de mettre en place une structure de gestion de projet qui rend les processus plus efficaces et qui tient automatiquement chaque membre du projet au courant.

Les outils qui aident à la mise en œuvre sont entre autres : Asana monday.com Trello Notion Jira
Tu trouveras d’autres logiciels de gestion de projet sur OMR Reviews. Pour les projets plus complexes, comme l’exemple de l’événement avec 500 participants, l’utilisation d’un outil numérique est essentielle. Vous pouvez y communiquer plus clairement la répartition et l’exécution des tâches en créant et en attribuant des tâches à faire. Un outil de gestion de projet vous aide énormément à garder une vue d’ensemble des projets complexes, à fournir des statuts précis, à rechercher des prestataires tiers de manière plus ciblée – par exemple en affichant les capacités à l’aide de l’outil – et à travailler plus efficacement. Lorsque vous êtes prêt et que vous avez complété l’équipe de projet, il est souvent utile d’organiser une réunion de lancement personnelle ou numérique avec tous les participants. Lors de cette réunion, vous pouvez répartir les tâches de manière définitive et briefer tout le monde sur le projet.

La rédaction de la description du projet

Vous avez tout fait jusqu’ici ? Vous savez alors, du concept à la gestion de projet, quel est le contenu du projet, quelles sont les tâches, où et quelle aide est nécessaire et de quoi ou de qui vous avez encore besoin. Grâce au concept, vous savez comment se déroulera le programme de l’événement, et grâce à l’analyse des besoins, vous savez que vous devez encore faire appel à des prestataires de services:en X ou à une personne Y. Grâce à l’outil de gestion de projet, vous avez une vue d’ensemble de la complexité de ce projet. Vous êtes maintenant prêt à rédiger la description du projet et à l’envoyer aux parties prenantes. Ils vous remercieront pour cette description détaillée, ciblée et précise et sauront exactement comment ils peuvent vous aider.

Devez-vous toujours rédiger une description détaillée du projet pour chaque demande adressée à des personnes externes ?

Il est important de mentionner que pour les prestataires de services, comme les traiteurs ou autres, j’envoie une version allégée de la description du projet dans un e-mail. J’y inscris les données et les faits les plus importants en les regroupant par points. Cela aide le prestataire de services à établir une offre adaptée et à obtenir directement un bon aperçu des exigences respectives. Souvent, quelques informations sur l’ensemble du projet suffisent. Toutefois, dès qu’une personne/entreprise est directement impliquée dans l’équipe de projet et participe activement à la mise en œuvre du projet, ces demandes doivent être plus complètes et détaillées.

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