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Comment mettre en place un Digital Workplace

Sep 16, 2022

article de blog

Qu’est-ce qu’un Digital Workplace ?

Le terme Digital Workplace désigne un environnement de travail entièrement mobile et numérique qui vous permet d’effectuer votre travail indépendamment du lieu et de l’heure. L’échange d’informations et la gestion des connaissances de votre entreprise sont garantis et peuvent être étendus en permanence. L’objectif est de préserver les intérêts économiques de votre employeur et de les associer à une culture de travail moderne. Mais votre Digital Workplace ne comprend pas seulement les exigences d’un logiciel utilisé par tous les collaborateurs, mais aussi la conception et l’optimisation des processus au sein de l’entreprise. Selon les besoins de votre entreprise, un espace de travail numérique peut comprendre différentes plates-formes, outils et instruments de collaboration dont vous avez besoin pour votre travail quotidien. En règle générale, un espace de travail numérique est toujours une interface numérique sur laquelle les collaborateurs peuvent travailler, stocker leurs données et documents et partager des informations via des appareils mobiles.

Quels sont les avantages d’un Digital Workplace ?

L’utilisation d’un Digital Workplace présente différents avantages pour vous et votre entreprise. Travailler indépendamment du temps et du lieu : De nombreux travailleurs apprécient la flexibilité de leurs horaires et de leur lieu de travail, car elle contribue à un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Grâce à un Digital Workplace, vous restez en contact avec vos collègues dans différents lieux de travail et pouvez organiser votre journée de travail comme vous le souhaitez. Collaboration interdépartementale : une plate-forme commune utilisée par tous vos collègues facilite l’échange d’informations et de documents entre les différents départements. Vous ne devez plus attendre qu’une autre personne vous transmette un dossier, mais vous pouvez y accéder en parallèle. Vous pouvez ainsi achever les processus de travail plus rapidement. Travailler plus efficacement et réduire les coûts : En utilisant Digital Workplaces, vous économisez le papier et le temps que vous consacreriez normalement à classer manuellement les factures, les justificatifs et autres documents. En un seul clic, vous obtenez toutes les informations dont vous avez besoin et pouvez ainsi optimiser votre productivité. Si vous travaillez exclusivement par voie numérique, vous envoyez également vos documents à vos clients et fournisseurs par voie numérique. Cela permet d’éviter les frais d’enveloppes, d’affranchissement et de papier. En outre, vous pouvez archiver vos documents en un seul clic de manière à ce qu’ils soient conformes aux exigences de la révision, si vous avez défini au préalable la durée de conservation. Amélioration de la transparence : la collaboration numérique vous permet d’éliminer rapidement les ambiguïtés dans les processus de travail, car vous pouvez voir de manière transparente qui a traité et consulté les documents en dernier. Vous pouvez ainsi identifier rapidement les interlocuteurs compétents en cas de questions et vous consacrer ensuite directement à vos tâches. Grâce à des flux de travail et des rappels automatisés ainsi qu’à des processus bien définis, vous réduisez le temps de traitement et les risques d’erreurs. Amélioration de la communication interne et externe : comme tous les documents et informations sont enregistrés numériquement dans votre DMS, vous pouvez faire des déclarations plus rapides et plus détaillées à vos collègues et clients. Cela a un effet positif sur vos relations commerciales.

Comment le DMS vous aide-t-il dans le Digital Workplace ?

La base d’un Digital Workplace est la bonne gestion des documents, qui peut être complétée par différents composants. La mesure dans laquelle vous souhaitez l’utiliser dépend des exigences internes de votre entreprise. Un système de gestion documentaire vous aidera dans la communication bureautique, la numérisation, la gestion des flux de travail, l’archivage sécurisé et les fonctions de recherche intelligentes. Tous ces processus trouvent leur origine dans le cœur du Digital Workplace : le dossier électronique. Toutes les informations y sont regroupées et reliées aux flux de travail correspondants. Les contenus peuvent être classés et reliés à d’autres documents, de sorte que tous les collègues peuvent voir comment certains processus sont reliés entre eux. Les avantages particuliers de vos dossiers numériques sont la possibilité de recherche, la clarté, la sécurité et l’accès mobile. De plus, grâce à leur compacité, ils vous permettent de gérer de grandes quantités de données, pour lesquelles vous devriez sinon probablement mettre à disposition plusieurs armoires de bureau. En utilisant le dossier électronique, vous permettez à vos collègues de travailler de manière indépendante, sûre et structurée. Ils conviennent donc aussi bien à la vente, à la comptabilité et à la gestion des clients qu’aux achats. Pour ce faire, tous les documents analogiques doivent être numérisés au préalable, ce qui peut prendre beaucoup de temps dans un premier temps, selon le volume. Mais cet investissement sera rentabilisé au cours de l’utilisation de votre DMS, car vous aurez besoin de beaucoup moins de temps pour travailler que si vous utilisiez des documents analogiques. Si vous souhaitez mettre en place un Digital Workplace dans votre entreprise, il est préférable de procéder comme suit : Documentez l’état actuelCréez l’état souhaitéDéfinissez un objectif que vous voulez atteindre avec le Digital WorkplaceChoisissez un fournisseurDémarrez une phase de test avec quelques collèguesMise en œuvre du systèmeMigrez vos donnéesRéduisez les problèmes de la phase de testDéployez le DMS dans toute l’entreprise

Les logiciels suivants vous permettent de mettre en place un Digital Workplace

Sur notre plateforme d’évaluation de logiciels OMR Reviews, vous trouverez dans la catégorie gestion de documents des outils adaptés qui vous aideront à mettre en place un Digital Workplace. Le logiciel enaio® d’OPTIMAL SYSTEMS en fait partie et nous vous le présentons plus en détail. enaio by OPTIMAL SYSTEMS OPTIMAL SYSTEMS s’est spécialisé au cours des 30 dernières années dans le développement et la distribution de logiciels de gestion de contenu d’entreprise et s’adresse aux petites, moyennes et grandes entreprises. Les solutions informatiques vous aident à mettre en place des Digital Workplaces. En outre, la suite de gestion d’entreprise enaio® vous permet de structurer efficacement vos connaissances, de les gérer de manière transparente et de les archiver. Le logiciel est conçu de manière modulaire et se base sur des configurations prédéfinies. Vous économisez ainsi du temps et des ressources dans la gestion des documents et pouvez optimiser la collaboration au sein de votre organisation. Pour en savoir plus sur le logiciel, visionnez la vidéo ci-dessous :

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Autres solutions logicielles DMS sur OMR Reviews

En plus d’enaio®, vous trouverez sur notre plateforme les évaluations et les rapports d’expérience des logiciels suivants : CAYA Document Cloud Dropbox Business Bynder Templafy

Collaboration numérique moderne

Un Digital Workplace n’est pas une tendance qui va disparaître, mais qui va s’imposer dans de plus en plus d’entreprises grâce à ses caractéristiques remarquables. Il offre des avantages aussi bien en termes de gestion que de personnel, crée de la transparence et optimise vos processus. Ayez le courage de faire le pas vers le travail numérique. Vous verrez qu’en plus du bon état d’esprit, il suffit d’avoir le bon logiciel pour travailler encore mieux ensemble.

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