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Ce à quoi vous devez faire attention dans une fiche de projet

Août 13, 2022

article de blog

Comment utiliser la fiche de projet

Dans la gestion de projet, il convient de se demander et de clarifier très tôt dans quel but le projet à traiter est mis en œuvre. La réponse à cette question fera ensuite partie de la fiche de projet. A cela s’ajoutent d’autres informations de base qui décrivent le projet. Pour ce faire, les chefs de projet se réunissent avec les donneurs d’ordre afin d’élaborer la fiche descriptive. Soit la fiche descriptive est le mandat formel du projet, soit elle l’enrichit de détails supplémentaires. La fiche de projet permet de créer une compréhension commune du projet ainsi qu’un vocabulaire commun. Les ambiguïtés peuvent être éliminées ou au moins abordées dès le début du projet. La fiche descriptive peut être utilisée comme un document vivant. Cela signifie qu’elle est continuellement mise à jour au cours des différentes phases du projet. Ainsi, vous ne disposez pas seulement d’une documentation sur le produit. C’est aussi un point d’ancrage qui vous permet de vous informer à tout moment sur le projet. De plus, cela permet d’avoir un point d’entrée unique pour les nouveaux collaborateurs du projet. Cela leur permet d’entrer plus rapidement dans le projet et de se renseigner sur les informations les plus importantes. En résumé, la fiche de projet est utilisée pour : présenter les informations sur le projet de manière claire créer une compréhension commune avoir un point d’entrée pour le projet

Qui est responsable de la création et de la mise à jour de la fiche de projet ?

Si vous êtes dans un modèle de gestion de projet sans rôle de chef de projet dédié (par exemple, ce rôle n’est souvent pas occupé dans un projet Scrum), vous devez clarifier au sein de l’équipe qui en assume la responsabilité. Dans l’exemple Scrum mentionné, où l’on travaille avec plusieurs sprints, ce serait la tâche des Product Owners. Typiquement, c’est à la direction du projet qu’il revient d’établir la fiche descriptive. Dans l’idéal, cette tâche n’est toutefois pas effectuée dans le secret de l’entreprise. La direction du projet discute de la fiche descriptive avec les parties prenantes clés et, si l’équipe est déjà en place, avec l’équipe elle-même. Il est très important que vous fassiez participer l’équipe à l’élaboration du cadre dès le début, en particulier lorsqu’il s’agit de la vision et des objectifs du projet, afin d’encourager la motivation intrinsèque de l’équipe dès le début.

7 Avantages d’une fiche de projet

La fiche de projet permet d’instaurer la transparence dès le début du projet. Le fait de le remplir ensemble permet en outre de structurer la phase d’initialisation du projet. Les méthodes de gestion de projet utilisées par la suite ne sont pas déterminantes. La fiche descriptive a sa raison d’être dans chaque forme de projet et offre de nombreux avantages : Le premier rapport de projet est rédigé en communIl existe un point de départ clair et les membres de l’équipe peuvent à tout moment s’informer sur la portée du projetLes questions élémentaires sont clarifiées dès le début et le cadre du projet est définiIl crée une compréhension généralement valable des avantages attendusLes règles du jeu et les voies de communication communes sont définiesLa mise à jour constante de la fiche de projet constitue la première partie de la documentation du projetL’élaboration collective de la fiche de projet permet de fédérer l’équipe autour du projet

Top 3 des informations dans la fiche de présentation du projet

Dans la fiche descriptive, il faut décrire le moins possible et autant que nécessaire. Les trois plus importantes sont : Avantages du projet – pourquoi le projet est-il mis en œuvre ? Objectifs du projet – que doit-il atteindre ? Participants au projet – qui sera impliqué dans le projet ? En outre, il existe d’autres éléments d’une fiche de projet qui peuvent vous être utiles.

Autres éléments de la fiche de projet

Attention : il n’existe pas de modèle unique pour la présentation du Project One-Pager. Le terme One-Pager le montre déjà – il n’y a pas de désignation uniforme de la fiche de projet. Au sein du Project Management Institute (PMI), par exemple, cette fiche est appelée Project Charter. D’autres contenus de la fiche de projet peuvent être : Client:inRisques et mesures pour minimiser les risquesBénéfices du projetDélimitation par rapport à d’autres projets ou à la solution existanteÉquipe de projet et moyens de communication utilisésBudget, temps et contenu

Autres informations possibles dans la fiche de projet

Le contenu de la fiche de projet est désormais clairement défini. Mais que pourrait-il y avoir d’autre qui ne soit pas obligatoire ? D’une part, il pourrait s’agir de jalons. Peut-être sont-ils déjà connus dans la phase initiale, auquel cas ils peuvent bien sûr être inscrits. Mais si le projet est encore trop récent et qu’il s’agit en partie de découvrir ce qui est souhaité (ou nécessaire), la fixation de jalons pourrait être un obstacle. Il n’est pas non plus nécessaire de définir plus précisément le contenu. Il suffit d’en donner les grandes lignes.

Ce qui n’a pas sa place dans une fiche de projet

Outre le contenu défini avec précision, il existe d’autres points qui ne doivent pas être intégrés dans la fiche de projet. Il s’agit plutôt d’une esquisse, d’une description des conditions-cadres et des résultats attendus. Les contenus suivants n’ont pas leur place dans la fiche de projet : planification détaillée du projet, calendrier détaillé, lots de travaux, etc.

Outils recommandés pour la rédaction de fiches de projet

Une fiche de projet peut très bien être créée dans un système wiki. L’avantage : tous les membres de l’équipe de projet peuvent avoir un accès en lecture. De même, il est possible de permettre à un cercle plus large de responsables de l’équipe d’éditer la fiche. Trois outils pour créer des fiches de projet : un système wiki pour le travail en commun sur les fiches peut être. Il permet surtout une documentation très propre de la fiche de projet. Un autre outil dans lequel la fiche de projet peut être représentée est Conceptboard . Il s’agit d’un outil de collaboration en ligne, similaire à Miro MURAL. L’avantage est qu’il permet à plusieurs personnes de travailler simultanément sur un tableau blanc. De nombreux outils de gestion de projet offrent également la possibilité de déposer un Project-One-Pager. Par exemple, des Custom Fields peuvent être indiqués dans pqforce afin de définir une fiche de projet standardisée. Product Vision Board dans Conceptboard Bien sûr, vous pouvez aussi simplement construire un modèle Word. Si vous utilisez Word, Office 365 s’impose pour que vous puissiez partager les fichiers avec les autres participants. Nous avons mis un tel modèle de fiche de projet à votre disposition à la fin de l’article. Vous pouvez également consulter les meilleurs outils de gestion de projet. Vous y trouverez une multitude d’autres outils de gestion de projet qui se prêtent également à la création de fiches de projet.

Modèle de fiche de projet à télécharger

Nous avons élaboré pour vous une note de synthèse sur le projet, afin que vous puissiez vous faire une idée de l’application. Vous trouverez ci-dessous les éléments suivants : Nom du projet : quel est le nom du projet ? Elevator Pitch : quelle est la vision du projet ? Situation initiale / contexte du projet : comment le projet est-il géré ? Welche nicht?Nutzen : Welchen Nutzen hat das Unternehmen von dem Projekt?Ergebnisse : Quels sont les résultats qui ont été générés par le projet ? Les priorités sont-elles liées au contenu, au coût, au délai ou à la qualité ? Le projet : ce qui est « In Scope » et ce qui est « Out of Scope » ? Les exigences non fonctionnelles : quelles sont les autres exigences ? L’analyse des risques : quels sont les risques à prendre en compte ? Les parties prenantes : quels sont les groupes d’intérêt ? Les rôles : quels sont les rôles qui doivent être pris en compte dans le projet ? Dans ce cas, il ne s’agit que d’un exemple.

Réussir avec la fiche de projet

La fiche descriptive est l’un des documents les plus importants d’un projet. Elle contient toutes les informations relatives au cadre du projet. La fiche descriptive peut être remplie rapidement et assure directement la transparence et la structure du projet. Si, en plus, elle est rédigée en collaboration entre l’équipe de projet, les parties prenantes et le donneur d’ordre, vous créez dès le début une communication réussie sur le projet et une bonne cohésion.

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