1. centraliser et indexer les documents importants grâce aux outils de GED (gestion électronique des documents )
La manipulation et le stockage de documents administratifs sur papier peuvent entraîner la perte d’ informations importantes et un manque de traçabilité. C’ est là que les logiciels de GED entrent en jeu. Il peut soutenir la transformation numérique des entreprises de toutes tailles y compris les PME, les ETI et les grandes entreprises. Il dématérialise et archive numériquement les documents critiques d’une organisation (par exemple, les factures, les bons de commande les contrats, etc.) Les documents peuvent être stockés et classés modifiés et gérés de manière fluide depuis l’ interface de l’ outil. Les principaux avantages des outils de gestion électronique des documents sont Gestion collaborative des documents Automatisation des tâches manuelles et organisationnelles répétitives ( par exemple, le traitement des factures et les approbations nécessaires). Accès à l’ historique de chaque document Recherche avancée pour localiser des fichiers spécifiques. Cryptage des données pour garantir la sécurité des documents. Outils de GEIDE DocuWare pour le paiement. DocuWare Daryus pour les factures électroniques et les documents RH. Découvrez Daryus Zeendoc, une solution sur mesure pour une meilleure gestion du contenu de l’ entreprise. La solution française de GED proposée par Openbee Pour le stockage et la gestion des documents dématérialisés Découvrez tous les outils de GED
2. des outils pour faciliter la prise de notes
Il existe des solutions pratiques et faciles à utiliser pour la prise de notes. Grâce à ces outils vous pouvez prendre des notes depuis n’ importe quel support – ordinateur, smartphone ou tablette. En plus du texte, vous pouvez également ajouter des images, du son des dessins et des listes avec des cases à cocher. En outre certains de ces outils offrent une variété de modèles qui sont idéaux pour la prise de notes. L ‘un des principaux avantages des outils de prise de notes est que vous pouvez synchroniser vos notes sur tous vos appareils ce qui vous permet d’ y accéder où que vous soyez, augmentant ainsi votre efficacité et votre productivité. Les meilleures solutions de prise de notes freemium de Joplin Application de notes payantes Microsoft OneNote à code source ouvert. Microsoft offre gratuitement le bloc- notes Google Keep. Outil de prise de notes Google NoteLedge. Application de bloc- notes gratuite pour la création de moodboards Voir tous les outils de bloc- notes
3. des agendas pour planifier des tâches, des rendez-vous et des événements
De plus, un agenda électronique vous permet de consulter facilement votre planning. Vous pouvez instantanément programmer des rendez-vous et noter ce qui doit être fait. En plus de cette fonctionnalité, ce type d’ outil vous permet également de partager facilement les agendas des événements et des réunions. Outre une vue d’ ensemble du calendrier il est également possible d’ ajouter des couleurs pour distinguer et personnaliser les tâches et les événements. Les solutions d ‘agenda les plus connues sont Google Calendar, Apple Calendar et Outlook Calendar, qui sont intégrées aux systèmes d’exploitation et aux boîtes aux lettres mais il existe également des applications autonomes. Les calendriers électroniques vous permettent de savoir quand les autres utilisateurs et collaborateurs sont disponibles de définir des formats de notification d’ événements, de fixer des réunions régulières (quotidiennes, hebdomadaires… ). et en ajouter d’autres, parmi de nombreux autres avantages. Meilleurs calendriers électroniques gratuits L’ application d’ Apple pour gérer votre calendrier Le fantastique calendrier freemium de Google Application d’agenda Framagenda pour macOS Service en ligne pour la gestion et le partage des calendriers Voir tous les outils de calendrier
4. outils de gestion des signatures de documents électroniques
Il existe un certain nombre d’ outils en ligne pour faciliter les signatures électroniques et la collaboration. Pour garantir l’ authenticité des signatures électroniques, des certificats numériques peuvent être utilisés et les entreprises peuvent utiliser des horodateurs. Les documents tels que les contrats, les factures et les bons de commande peuvent être envoyés par courrier électronique et signés. Les principaux avantages de ces plateformes sont la création de signatures personnalisées l’ archivage et la centralisation des documents signés et à signer, le suivi en temps réel du processus de signature et la transmission sécurisée des documents importants. La solution optimale de signature électronique Yousign Payant Un outil de signature électronique pour faciliter la collaboration Eversign Freemium Outil de signature électronique pour les documents en ligne Adobe Sign Outil de signature électronique Adobe DocuSign Référence en matière de signature électronique Voir tous les outils de signature électronique
5. outils pour la distribution et la sécurité des documents dématérialisés
Les outils de coffre-fort numérique sont des espaces en ligne permettant le stockage sécurisé et permanent de documents dématérialisés. Ces plateformes sont très utiles pour les entreprises car elles assurent l’ envoi et l’archivage des documents administratifs ( par exemple, les bulletins de salaire ) aux employés. Les coffres-forts numériques visent à optimiser la gestion des documents et des opérations liés aux RH d’ une entreprise. Ces outils favorisent la dématérialisation des documents, la distribution automatique de certains documents RH et permettent des opérations administratives simples et sûres. Meilleur outil de sécurité numérique’ Digiposte Payant ‘. Coffre -fort numérique pour le stockage sécurisé de documents MyPeopleDoc Coffre -fort numérique pour stocker en toute sécurité tous les documents personnels eDocPerso Gratuit CecurCrypt, un service gratuit de coffre-fort numérique en France Coffre -fort numérique crypté pour les indépendants et les TPE Voir tous les outils de coffre -fort numérique
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