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Comment rédiger une lettre d’affaires : 9 étapes

Oct 16, 2022

article de blog

Parties d’une lettre d’affaires

Chaque texte formel possède des éléments de structure immuables. Ne les modifiez pas lorsque vous réfléchissez à la manière d’écrire une lettre commerciale.

Adresse de l’expéditeur

Placez l’adresse d’un expéditeur dans l’en-tête. La meilleure façon de le faire est d’utiliser le papier à en-tête de l’entreprise. Sans en-tête de lettre, vous devez simplement mettre une adresse en haut.

Date

La date figure généralement sous l’adresse et les informations de contact. Même si l’adresse de retour est imprimée automatiquement, vous devez mettre une date manuellement. Cette ouverture doit rester dans la marge de gauche.

Adresse du destinataire

L’adresse du destinataire aide une lettre à ne pas se perdre dans le bureau avec des tonnes de correspondance. Écrivez dans la marge de gauche pour tenir dans la fenêtre de l’enveloppe. Incluez les données suivantes : le nom complet ; le titre et la fonction du destinataire ; le titre de la société ; le numéro de la maison et du bureau, le nom de la rue, la ville, l’état ; le code postal.

Salutation

Il s’agit d’une partie formelle qui comprend « Cher *nom du destinataire* ». Elle se compose toujours d’un titre et se termine par deux points.

Corps

Ici, vous placez tout ce que vous voulez dire. Faites attention au format, et n’oubliez pas de sauter la ligne entre les paragraphes, la partie précédente et la partie suivante.

Clôture/Signature

Terminez par un bref « Cordialement » ou « Merci ». Après cela, laissez de la place pour un tampon et une signature personnels.

Enceintes

Inscrivez la rubrique « Pièces jointes » et indiquez le nom des documents joints si vous en avez.

Comment rédiger une lettre d’affaires

L’objectif d’une lettre est de transmettre l’information le plus efficacement possible. Il y a quelques règles sur la façon d’écrire une lettre d’affaires à garder à l’esprit. Suivez-les, et vos courriers ne prendront pas la poussière dans une boîte de réception.

Limitez-les à une page

Votre présentation doit être concise. L’expérience pratique montre qu’une personne occupée ne dépassera probablement pas la première page. Mettez tout ce que vous voulez dire sur une seule feuille pour recevoir la réponse plus rapidement.

Gardez un ton formel et factuel

Cela vous donnera l’air professionnel et sûr de vous. Évitez les expressions incertaines comme « nous pensons », « nous croyons », etc. Privilégiez les faits et les formules de politesse.

Objectif des messages

Quel objectif voulez-vous atteindre avec vos lettres d’affaires ? Rédigez-la de manière claire et logique, et montrez votre volonté au lecteur de manière directe.

Planifiez soigneusement votre lettre

Avant de commencer à rédiger le corps du texte, établissez une liste des points à mentionner. Cela permet de réduire les ambiguïtés et d’éviter les mauvaises interprétations.

Voix active

Elle semble plus précise et plus directe que la voix passive. Les verbes passifs expriment l’impersonnel et la longueur, ce qui rend votre lettre plus percutante. Si vous réfléchissez à la manière d’écrire une lettre commerciale à une entreprise, commencez par vous rassurer.

Appel à l’action

Dites à votre interlocuteur ce que vous voulez qu’il fasse. Terminez une lettre en suggérant l’étape suivante de votre communication.

Reléguer les détails techniques en pièces jointes

Lorsque vous joignez des informations et des documents techniques, votre lettre principale doit en expliquer brièvement le contenu et servir de couverture.

Éliminer les mots et les phrases redondants

De nombreuses constructions compliquées et verbeuses peuvent paraître plus courtes et simplifier la livraison. Parfois, vous réduisez la troisième partie d’un texte ! Par exemple, écrivez « bien que » au lieu de « même si ».

Montrez votre expertise

Montrez que vous savez de quoi vous parlez et donnez l’impression d’être sûr de vous à chaque lecteur. Créez des messages faciles à comprendre avec un langage simple et des phrases courtes.

Conclusion

Il existe de nombreuses lettres commerciales, des devis aux plaintes. Les règles mentionnées conviennent aux messages, quel que soit leur objectif. Utilisez nos conseils pour rédiger un modèle de lettre commerciale, et vous serez surpris de l’effet produit.

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