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Comment organiser une réunion de marketing

Sep 2, 2022

article de blog

Qu’est-ce qu’une réunion Smarketing ?

Une réunion de smarketing est un moment où les équipes de vente et de marketing se réunissent pour discuter des problèmes et collaborer à des solutions.

Je vous propose ci-dessous un processus en trois étapes pour que vos réunions de smarketing soient aussi productives que possible, en me basant sur les conseils de ces leaders et sur des recherches empiriques sur l’efficacité des équipes.

Étape 1 : se concentrer sur la résolution des problèmes

Beaucoup trop de réunions sont soit des rapports (« Cette diapositive montre ce que nous avons fait le mois dernier. Cette diapositive montre tout ce que nous avons fait depuis le début de l’année. Cette diapositive montre comment tout cela se compare à l’année dernière… ») ou aspirationnelles (« Cette année, nous allons battre l’année dernière à plate couture ! Ce mois-ci, nous allons faire de grandes choses »). Il est préférable de partager ce type d’informations par e-mail, vidéo ou sur le tableau d’affichage interne.
Les réunions de marketing devraient être entièrement consacrées à la résolution de problèmes. Elles doivent être un lieu où les personnes et les équipes peuvent parler de ce qui ne fonctionne pas et réfléchir à des idées pour y remédier. L’ordre du jour pourrait ressembler à ceci :

Identifier les problèmes liés aux objectifs et initiatives actuels
Remue-méninges pour trouver des solutions
Définir les tâches à accomplir avant la prochaine réunion.

Lors de la réunion suivante, le cycle recommence, les initiatives de la réunion précédente étant discutées au point 1.

Étape 2 : Réfléchissez bien à votre invitation à la réunion.

La plupart des réunions de smarketing comptent trop de participants. De nombreuses études ont été réalisées sur la productivité des groupes, et le consensus général est que les groupes sont plus efficaces lorsqu’ils comptent moins de 10 personnes.
Si votre organisation de vente et de marketing compte plus de 10 personnes, cela signifie que vous devez réfléchir à la composition des participants. Voici quelques suggestions :

Commencez par le haut. Les cadres ont un intérêt direct dans ce qui se passe dans ces réunions, mais leur présence peut être étouffante. N’oubliez pas que le but de la réunion est de discuter des problèmes, et que cela peut être effrayant si votre PDG est présent dans la pièce. Limitez la liste des participants aux personnes qui peuvent s’attaquer directement aux problèmes en cours. Tous les autres pourront lire le compte rendu par la suite.
Répartissez-vous en petits groupes. Si vous disposez d’une grande organisation de vente et de marketing, vous pouvez envisager d’organiser des réunions de smarketing distinctes pour les différentes régions ou lignes de produits, ou quelle que soit la manière dont vous divisez vos équipes. Les représentants de ces réunions pourraient alors se coordonner pour s’assurer qu’ils tirent tous dans la même direction.
Faites tourner les gens. Si votre organisation est trop grande pour que tout le monde participe à la réunion mais trop petite pour être divisée en petits groupes, vous pouvez inviter les participants à tour de rôle. Dans ce cas, assurez-vous qu’un système est en place pour permettre aux membres de l’équipe qui ont identifié un problème d’y assister même si ce n’est pas leur « tour ».

Étape 3 : Assurez-vous que toutes les personnes présentes parlent dans une proportion à peu près égale.

Dans toutes les recherches effectuées sur la productivité des réunions, c’est le facteur qui compte le plus pour rendre les réunions productives. Si vous dirigez la réunion, assurez-vous que tout le monde parle à peu près la même chose.
C’est vous qui décidez de la manière dont vous allez vous y prendre. Une solution simple consiste à apporter une liste des participants à la réunion et à cocher discrètement chaque nom lorsque quelqu’un prend la parole. Si quelqu’un ne participe pas autant que les autres, appelez-le et dites-lui : « J’aimerais savoir ce que vous en pensez. »
Si quelqu’un est réticent à participer, il y a plusieurs raisons à cela. En voici cinq principales :

Je n’ai rien à apporter au sujet qui nous occupe. Si c’est le cas, désinvitez la personne. Si elle n’a rien à apporter, sa présence est une perte de temps. Lors des prochaines réunions, remplacez-la par une personne qui a quelque chose à apporter.
Je n’arrive pas à placer un mot. Il n’y a pas de problème si les gens se jettent dans la conversation sans se relayer, mais vous devez vous assurer que chacun a la possibilité d’être entendu. Identifiez les personnes qui dominent la conversation et trouvez un moyen poli de les faire taire.
Je suis heureux de me contenter de regarder. Si c’est le cas, dites-leur que vous leur enverrez un résumé par courriel après la réunion. Lors des prochaines réunions, remplacez-les par quelqu’un qui peut contribuer activement.
Je n’aime pas ce qui est dit et je ne veux pas être un rabat-joie. Il s’agit de l’état d’esprit le plus dangereux de tous, et selon la culture de votre entreprise, il peut s’agir de l’état d’esprit par défaut. Expliquez clairement – en le rappelant plusieurs fois à chaque réunion si nécessaire – que c’est le moment de soulever les problèmes et de s’assurer qu’ils sont traités.
Je sais ce que je dois faire, et cela ne nécessite pas de discussion supplémentaire. Le but de réunir tout le monde dans une pièce est de travailler ensemble à une solution. Les gens doivent discuter de leurs actions et de la manière dont elles s’intègrent aux actions de toutes les autres personnes présentes. Trouver une idée discrètement dans sa tête n’est acceptable que si vous communiquez cette idée au groupe et permettez la discussion.

Ensemble, ces étapes garantiront que chaque réunion de smarketing sera productive et satisfaisante pour toutes les personnes présentes.
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